7 największych najgorszych faux-pas i gaf podczas rozmów online. Znasz je?
Savoir-vivre to znajomość obowiązujących zwyczajów i reguł grzecznościowych panujących w danej grupie. Chociaż większość zna zasady, dotyczący tego, w jaki sposób powinniśmy zachowywać się w restauracji czy będąc w domu u znajomych, to wciąż mamy problemy ze spotkaniami online.
- Czasami podczas rozmów online popełniamy gafę, bo myśleliśmy, że nasz mikrofon jest wyłączony, a okazało się, że jednak nie jest, a innym razem po prostu nie wiemy, jak się zachować.
- Podczas wideorozmów powinniśmy zadbać o swój wygląd, ale także widok za nami i odpowiednie ustawienie kamery.
- Poza tym nie powinniśmy dołączać do spotkania na ostatnią chwilę, a gdy liczba uczestników jest większa, zadbajmy, by nasz mikrofon był wyłączony.
Może cię zainteresować także: "Gdzie włazisz w butach?". Czy goście powinni zdejmować obuwie? Nie każdy to wie
1. Wyłącz mikrofon w odpowiednim momencie
Kto z nas nie słyszał o sytuacji, w której osoba myślała, że ma wyłączony mikrofon, ale okazało się, że wcale tak nie jest? "Aa, mam teraz jakieś nudne szkolenie", "Zawołaj tatę, bo zaraz mam sprawdzian z bioli", "Mój szef opowiada jakieś głupoty" – to teksty nieopatrznie powiedziane przez ludzi, którzy byli przekonani, że mają włączony tryb "mute".
Właśnie dlatego, jeśli chcemy uniknąć poczucia zażenowaniu, zanim cokolwiek powiemy, powinniśmy sprawdzić, czy aby na pewno mamy wyciszony mikrofon. Jeśli dołączamy do spotkania, w którym bierze udział większa ilość osób, warto na początku się przywitać i przedstawić – jeśli uczestnicy wideokonferencji nas nie znają.
Możemy również spytać, czy na pewno dobrze nas słychać. Po przedstawieniu się wyłączmy mikrofon, by w tle nie było słychać wszelkich szelestów, rozmów z drugiego pokoju czy szczekania naszego pupila. To bardzo ważne, by organizator spotkania nie musiał specjalnie prosić uczestników o wyłączenie dźwięku.
Kiedy nie znamy platformy, na której odbywa się spotkanie, możemy wcześniej podpytać organizatora o szczegóły techniczne.
2. Zadbaj o tło i odpowiednie ustawienie kamery
Oczywiście idealnie by było, gdybyśmy za sobą mieli regał z książkami. Niestety nie każdy z nas może pozwolić sobie na zagospodarowanie takiej przestrzeni. Ważne jest więc to, by za nami panował względny porządek. Porozrzucane ubrania, kuchnia zawalona brudnymi naczyniami czy walające się zabawki dzieci nie będą odpowiednim tłem.
Możemy mieć za sobą na przykład szafę czy kanapę. Najważniejsze jest jednak to, by pokazać, że w naszym otoczeniu panuje porządek. Druga kwestia to odpowiednie ustawienie kamery. Nie powinniśmy patrzeć na innych uczestników z góry (z dołu też nie). Idealnie by było, gdyby pozostałe osoby uczestniczące w rozmowie widziały nas od czubka głowy do środka klatki piersiowej.
3. Przywitaj się i pożegnaj
Spotkanie online powinniśmy traktować tak jak to tradycyjne. Nie wyobrażacie sobie wejść do sali i nie powiedzieć "dzień dobry"? Tak samo zachowujcie się podczas internetowej rozmowy.
Oczywiście wszystko zależy od tego, jaką formę ma konkretna wideokonferencja. Inaczej będziemy witać się z zespołem, z którym spotykamy się codziennie w pracy, a inaczej z potencjalnymi klientami, których widzimy po raz pierwszy. Pamiętajmy jednak, że powitanie i pożegnanie w spotkaniach online są obowiązkowe.
4. Zadbaj o swój wygląd
Też mieliście kiedyś "popsutą kamerkę", bo nie przyszykowaliście się odpowiednio do spotkania online? Pamiętajcie, że według zasad savoir-vivre uczestniczenie w wideokonferencji wcale nie zwalnia nas od tego, by zadbać o wygląd.
Wstańmy odpowiednio wcześniej i przygotujmy się do spotkania tak, jakbyśmy mieli wychodzić z domu. Oczywiście powinniśmy zadbać o swój komfort i wygodę, ale raczej nie występujmy przed uczestnikami konferencji w piżamie, nawet jeśli miałyby to być jedynie spodnie do spania. Zawsze może zdarzyć się tak, że będziemy musieli na chwilę wstać, by sięgnąć jakieś materiały, a wówczas może być widać nasz nieelegancki strój.
Nie na miejscu będzie również pokazywanie siebie na przykład w ręczniku na głowie.
5. Przygotuj się do rozmowy nieco wcześniej
Punktualność obowiązuje także w spotkaniach online. Organizatora rozmowy może mało obchodzić, że jeden z uczestników ma popsuty mikrofon, drugi kamerę, a trzeci ma problemy z internetem. Jeśli wiemy, że nasze spotkanie zaczyna się o 10.00, usiądźmy przed komputerem odpowiednio wcześniej i sprawdźmy, czy wszystko działa.
W ten sposób zaoszczędzimy kłopotów organizatorowi, który chciałby zacząć spotkanie o czasie. Jeśli korzystamy z platformy, która oferuje wcześniejsze dołączenie do spotkania, możemy poczekać we wspólnym „pokoju” na resztę uczestników rozmowy.
6. Kiedy mówisz, rób krótkie pauzy
Jeżeli to my jesteśmy organizatorami spotkania, zróbmy wszystko, co w naszej mocy, żeby inni uczestnicy czuli, że ich wypowiedzi są mile widziane. Dobrze jest ustalić zasady na samym początku. Kiedy spotkanie przybiera formę szkolenia lub miniwykładu, dobrze jest na początku powiedzieć, że czas na pytania będzie po zakończeniu monologu.
Gdy zdarzy się sytuacja, że prezentacja się zatrzyma albo osoba prowadząca przestaje być słyszana przez innych uczestników, najlepiej jest napisać o tym na czacie. Wówczas organizator będzie wiedział, że coś jest nie tak.
Nieważne czy jesteśmy moderatorem, czy jedną z osób uczestniczących w spotkaniu. Kiedy coś mówimy warto jest robić krótkie pauzy, by inne osoby mogły coś dodać. Wówczas będą czuły, że ich zdanie czy opinia są mile widziane.
7. Skup się na tym, co mówi rozmówca
Podczas wszelkiego rodzaju spotkań online pojawia się w nas pokusa, by robić w tym czasie coś zupełnie innego. Patrzenie w telefon podczas wideokonferencji jest tak samo małoeleganckie, jak scrollowanie Facebooka, gdy siedzimy w sali, a ktoś wygłasza wykład.
Zadbajmy więc o to, by w miarę możliwości skupić się na słowach rozmówcy i aktywnie uczestniczyć w jego wywodzie. Możemy na przykład robić notatki lub słuchać z uwagą jego słów, wpatrując się w kamerkę.
Nie powinniśmy też znikać nagle sprzed monitora bez podania przyczyny. Jeśli naprawdę zdarzy się sytuacja, w której na chwilę musimy odejść od komputera, poinformujmy o tym innych uczestników. Czasami nie chcemy przerywać osobie prowadzącej wywód, więc możemy napisać o tym na czacie grupowym.
To podstawowe zasady savoir-vivre podczas spotkań online. Jeśli nie chcemy popełnić przykrej gafy, powinniśmy mieć je stale z tyłu głowy. Tym bardziej że nie wiadomo, jak długo jeszcze będziemy zmuszeni do spotykania się jedynie w przestrzeni internetowej.
Może cię zainteresować także: 20 najgorszych faux-pas i gaf, które większość z nas popełnia. Znacie je?