Masz wrażenie, że doba jest za krótka? Oto 10 prostych sztuczek, które pomogą ci lepiej zarządzać czasem

Choć wydaje się to banalne i oczywiste, to jednak bardzo często uważamy to za zbędne. Sprawy o których musimy pamiętać piętrzą się gdzieś z tyłu głowy i zabierają nasze zasoby, przez co wolniej i gorzej wykonujemy bieżące działania. Na końcu i tak okazuje się, że czegoś zapomnieliśmy! Pomocny w tym kroku może okazać się kalendarz, telefon z odpowiednimi aplikacjami, albo nawet dyktafon, gdy coś szybko wpadnie nam do głowy.

Grupowanie czynności, które musimy zrobić bardzo ułatwia organizację czasu. Kiedy już uda nam się zapisać wszystkie obowiązki, warto zobaczyć, które z nich można ze sobą połączyć. Jadąc po dziecko do szkoły można przecież zrobić zakupy i oddać książkę do biblioteki. W czasie kiedy gotuje się obiad można korzystając z kuchennego rozgardiaszu zrobić sałatkę na kolację. Podczas zakupów używam aplikacji, która grupuje mi produkty spożywcze odpowiednimi działami, dzięki temu przez supermarket mogę przejść raz, a nie co chwilę cofać się po jakiś produkt. Podobnie staram się robić w życiu!

Jeśli w swoim planie nie uwzględnisz czasu na odpoczynek, to zapewniam cię, że i tak go sobie wygospodarujesz, tylko że w najmniej odpowiednim momencie. Dodatkowo zaraz po nim dopadną cię wyrzuty sumienia- tyle do zrobienia, a ty ucięłaś sobie drzemkę! Zaplanowana chwila oddechu nie dość, że pozwoli ci się zregenerować, to jeszcze nie zburzy misternie układanego planu dnia.

Jest to zasada dobrze znana osobom zajmującym się ekonomią i zarządzaniem. Mówi ona o tym, że 20 proc. twojej pracy przynosi 80 proc. rezultatów. Przykładów przełożenia tej reguły na życie codzienne jest mnóstwo: 20 proc. ubrań nosimy przez 80 proc. czasu, 20 proc. tekstu pozwala zrozumieć 80 proc. treści itd. Znajomość tej zależności pozwala na znalezienie najbardziej efektywnych działań i wyeliminowanie zbędnych. Wymaga to oczywiście czasu i uważności, ale przynosi efekty. Po co uczyć się stu stron do egzaminu, skoro dwudziestostronicowy skrypt zawiera 80 proc. informacji?

Jest to prawo mówiące o tym, że „praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”, innymi słowy, jeśli pracownik ma określony czas na wykonanie danego zadania, zadanie to zostanie wykonane w możliwie najpóźniejszym terminie. Prawo to doskonale zaobserwować można w biurach, gdzie ustalony jest ośmiogodzinny dzień pracy, choć zadania na dany dzień przy maksimum skupienia zajęłyby połowę tego czasu. Pracownik wypełni tyle czasu, ile ma, robiąc przerwy na kawę i przeglądanie sieci. Jak wykorzystać to w praktyce? Pomyśl ile czasu faktycznie zajmie Ci dana czynność i tyle na nią przeznacz. Jeśli chcesz w sobotę posprzątać mieszkanie, to przeznacz na to czas od 15:00 do 18:00, inaczej przez sobotę będziesz chodzić, myśleć i planować a trzygodzinna robota rozłoży się cały dzień. Zobaczysz jak szybko zacznie spadać ilość rzeczy „do zrobienia” na Twojej liście!

Podstawowym błędem popełnianym przez ludzi chcących wprowadzić jakąś zmianę w swoim życiu, jest próba odwrócenia wszystkiego do góry nogami z dnia na dzień. Reguła 10 proc. mówi o tym, żeby zaczynać od drobnych, ale systematycznych zmian! Chcesz żyć zdrowiej? Najpierw wymień 10 proc. jadłospisu na lepszy jakościowo, ogranicz czas przed komputerem o 10 proc., 10 proc. więcej czasu przeznacz na sen. Małe kroki pozwalają na większą systematyczność i nie wzbudzają w naszych rozleniwionych ciałach i umysłach tak wielkiego oporu.

Jest to wypadkowa planowania i grupowania. Czasami zmuszeni jesteśmy do zrobienia sobie nieplanowanych przerw. Warto je wykorzystać! Codziennie rano stoisz pół godziny w korku? Włącz sobie audiobooka z dobrą książką. Siedzisz w poczekalni? Naucz się 10 nowych słówek z angielskiego.

Wypracowanie sobie dobrych nawyków pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu. Podobno do tego, by jakaś czynność weszła nam w krew wystarczy jedynie 21 dni, warto więc zacisnąć zęby i przykładowo przez te trzy tygodnie codziennie wieczorem uparcie przygotowywać sobie ubrania na następny dzień. Całkiem możliwe, że 22 dnia obudzimy się i z niedowierzaniem stwierdzimy, że nie musimy stać zdezorientowani przed szafą, bo wszystko jest już gotowe. Kiedy to się stało?

Raz na tydzień dobrze jest poświęcić czas na zrobienie przeglądu ważnych rzeczy do zrobienia przez najbliższe siedem dni. Pozwoli to znaleźć czas na sprawy wiecznie przekładane. Jeśli od dwóch miesięcy nosisz się z zamiarem zrobienia remanentu w szafie, to spójrz pod tym kątem na nadchodzący tydzień. Przecież nie masz żadnych planów na czwartek. Prawda? To już masz!

Znajomość wszystkich technik zarządzania czasem nie pomoże, jeśli będziesz przypominać wrak człowieka. Pamiętaj o tym jak ważne są odpowiednia regeneracja, sen (może zasada 10 proc. mniej telewizji, na rzecz 10 proc. większej ilości snu?) oraz jedzenie. Trochę sportu też nie zaszkodzi. Wsłuchaj się w swoje ciało i znajdź odpowiedni dla siebie rytm funkcjonowania, dopiero wtedy będziesz w stanie działać stuprocentowo efektywnie. Powodzenia!