Agencje opieki. Tak wygląda ich działalność od kulis
Prowadzenie agencji opieki to obecnie całkiem zyskowny biznes. Wskaźniki demograficzne wskazują, że społeczeństwo w Polsce i Europie się starzeje. W związku ze zwiększoną liczbą ludzi starszych, którzy potrzebują pomocy w czynnościach życia codziennego, przewiduje się, że w Niemczech do 2025 roku zapotrzebowanie na opiekunów i opiekunki wzrośnie aż o 500 tysięcy. Jednak trend ten jest widoczny nie tylko u naszych zachodnich sąsiadów.
Rekrutacja opiekunów i opiekunek przez agencje opieki
Pomijając system poleceń, najpopularniejszym sposobem rekrutacji pracowników do agencji opieki są portale ogłoszeniowe. Ich liczba ciągle rośnie, co wymaga od firm rekrutujących większego nakładu pracy w publikowanie ofert pracy dla opiekunek. Jest to niepotrzebna strata czasu, która może zostać łatwo zautomatyzowana.Automatyzacja obsługi ogłoszeń daje nam poważne oszczędności. Wystarczy jedna platforma, która umieści ogłoszenia na określonych przez nas portalach. Praca, która obecnie wymaga od pracownika od kilkudziesięciu minut do kilku godzin tygodniowo, może zostać wykonana w sprytny sposób w kilka minut.
Po rekrutacji opiekuna lub opiekunki przychodzi czas na dopasowanie do klienta.
Dopasowanie opiekuna do klienta
Kluczowym zasobem agencji opieki są oczywiście sami opiekunowie, delegowani do konkretnych miejsc, aby zaspokoić potrzeby klienta. Wynika z tego istotny problem. Dopasowywanie opiekunów do klientów jest obecnie bardzo czasochłonne. Każda rodzina, która wymaga pomocy, ma swoje preferencje, które agencja opieki musi wziąć pod uwagę podczas wyboru wykonawcy zlecenia. Można do nich zaliczyć na przykład znajomość języka obcego na wymaganym poziomie (przy delegacji zagranicznej), posiadanie przez opiekuna prawa jazdy, brak uzależnienia od tytoniu.Obecnie dopasowywanie opiekuna do klienta jest trudne, ponieważ odbywa się z reguły telefonicznie i wymaga wielokrotnego sprawdzania informacji u wielu źródeł. Fakt ten jest uciążliwy dla agencji opieki, które się rozrastają i przyjmują coraz większą liczbę zleceń.
Najlepszym rozwiązaniem jest zintegrowany, intuicyjny system, który pozwala na odpowiednie zapisanie potrzeb przez klienta, a następnie dopasowuje automatycznie zlecenie do wolnego opiekuna, który wcześniej został dodany do systemu przez agencję opieki. Oszczędność, która wynika z automatyzacji tego procesu, jest ogromna, zwłaszcza pod względem czasu – całe poszukiwania mogą zostać zakończone w ciągu kilkunastu sekund.
Delegacja opiekunek i opiekunów za granicę
Podczas zleceń do klientów z zagranicy, bardzo często problemem dla klienta i opiekuna okazuje się bariera językowa. Profil osoby delegowanej jest wypełniany w języku, którym posługuje się opiekun, a dane związane z wymaganiami klientów – w języku ojczystym klienta. Stwarza to potencjalne problemy w komunikacji i trudności w znalezieniu odpowiedniego kandydata do konkretnego zlecenia.
Zastosowanie technologii pozwala w prosty sposób na tworzenie profilu opiekuna w wybranych wcześniej językach. Dane podawane przez klienta mogą od razu zostać przełożone na język polski. Poprawiamy w ten sposób komfort obydwu stron zaangażowanych w zlecenie i dajemy im pewność, że odpowiada ono ich wymaganiom.
Gdy dopasowanie przebiegło pomyślnie, powinniśmy zająć się organizacją przejazdu dla naszego pracownika, aby mógł szybko rozpocząć pracę. To bardzo ważny moment całego procesu, dlatego przyjrzymy się mu poniżej.
Organizacja transportu przez agencję opieki
Przy rosnącej ilości zleceń, zwłaszcza z zagranicy, obciążeniem staje się organizacja transportu dla opiekunek i opiekunów. Przewoźnicy różnią się cenami, a także często je zmieniają. Sprawdzanie kosztów przejazdu i wybór najtańszej oferty wymaga od pracowników agencji opieki osobistego kontaktu z każdą z firm. Jest to uciążliwe i potrafi zmarnować cenny czas, co w momencie otrzymywania dużej ilości zleceń potrafi ograniczyć wydajność pracy.Zgromadzenie informacji o przewoźnikach w jednym miejscu w Internecie i dostęp do nich za pomocą kilku kliknięć to skuteczne remedium na powyższą przeszkodę. Firmy przewozowe na bieżąco mogą aktualizować ceny i rozkłady jazdy, dlatego planowanie przejazdów staje się o wiele łatwiejsze, a przede wszystkim – dużo szybsze. Jest to korzyść nie tylko dla agencji opieki, ale także dla samych przewoźników, którzy dzięki korzystnym ofertom mogą sięgać po nowych klientów.
Agencje opieki to jednak nie tylko praca z klientem. Jak większość przedsiębiorstw, agencja także posiada swoich pracowników biurowych, którzy czuwają nad jej skutecznym i bezproblemowym prowadzeniem. To dostarcza wyzwań o innym charakterze niż powyższe, pochylmy się nad nimi w następnym akapicie.
Obsługa zdarzeń
Cały okres opieki może być naznaczony różnego rodzaju zgłoszeniami, które stosują do centrali agencji zarówno klient, jak i opiekun. Jeżeli zatrudniamy wiele osób do opieki - w różnych miejscach - okazuje się, że telefony potrafią dzwonić przez cały czas, za każdym razem sygnalizując inną kwestię do rozwiązania. Ciężko jest te wszystkie zgłoszenia usystematyzować, wymaga to od nas tworzenia wielu dokumentów z różnorodnymi danymi - sprawia to duży bałagan organizacyjny, którego chcemy uniknąć.Z pomocą przychodzą systemy do obsługi zdarzeń. Dobrze skonfigurowana platforma pozwala zebrać wszystkie zgłoszenia i dokumenty do jednego miejsca, a nawet przypominać o ważnych terminach przez SMS. Dzięki takim systemom nie musimy się martwić tym, że być może o czymś zapomnieliśmy.
Dostęp do danych tylko w biurze
W dzisiejszych czasach wiele gałęzi biznesu spotyka się z problemem braku mobilności procesów i działań w firmie. Agencje opieki nie są tutaj wyjątkiem. Osobom zajmującym się zarządzaniem ten problem jest szczególnie znany – pojawienie się jakiegokolwiek problemu w firmie oznacza, że musimy szybko się do niej udać, aby zażegnać kryzys. Ma to związek z dużą ilością dokumentów i danych, do których dostęp możemy uzyskać jedynie na miejscu. Przeszkadza to w gospodarowaniu wolnym czasem przez menedżerów i pracowników, ale także opóźnia czas reakcji na powstałe problemy.Mat. prasowy
Na szczęście istnieje alternatywa dla dysków twardych i wszędobylskich papierowych dokumentów i zdobywa coraz większą popularność. Mowa tu o chmurze obliczeniowej. Obecnie możemy umieszczać wszystkie dokumenty i dane w sieci, aby mieć dostęp do nich w każdym miejscu i o każdej porze. Zastosowanie chmury ma daleko idące pozytywne efekty także przy korzystaniu z systemów i usług świadczonych przez zewnętrzne firmy. Opierający się na niej model SaaS (Software as a Service – oprogramowanie jako usługa) pozwala na użytkowanie aplikacji w przeglądarce – z dowolnego urządzenia posiadającego przeglądarkę i dostęp do internetu.
Jakie są korzyści użytkowania aplikacji w systemie SaaS? Przede wszystkim możemy jej używać w dowolnym miejscu na świecie, które ma dostęp do Internetu, a innowacyjny model działania zobowiązuje dostawcę usługi do utrzymywania stałej dostępności aplikacji na swoich serwerach, zapewnienia bezpieczeństwa danych oraz stałej opieki technicznej za o wiele niższą cenę niż ta, którą musielibyśmy uiścić przy samodzielnym tworzeniu rozwiązania technologicznego, które odpowiadałoby na nasze potrzeby.
Umożliwienie pracy zdalnej nie jest jednak antidotum na wszystko, lecz wymaga od nas dyscypliny. Zabieganie to w dzisiejszym świecie cecha wielu z nas. Co możemy zrobić, aby lepiej usystematyzować czas pracy?
Organizacja czasu w agencji opieki
Brak organizacji czasu wśród pracowników - także agencji opieki - to zmora wielu przedsiębiorstw. Staramy się unikać sytuacji, w których pracownik kończąc jedno zadanie, musi przez jakiś czas szukać sobie zajęcia. Problem staje się palący, zwłaszcza gdy w naszej firmie funkcjonuje kilka działów. Jest to kwestia, która może zostać poprawiona dzięki wprowadzeniu drobnych zmian.Możemy poprawić funkcjonowanie firmy pod tym względem – dając pracownikom narzędzie pozwalające na określanie potrzeb wobec innych współpracowników. Dzięki możliwości ustalania priorytetów jesteśmy w stanie dać znać konkretnemu działowi, czy w obecnej chwili coś od niego potrzebujemy.
Doświadczeni i dobrze zorganizowani opiekunowie to skarb każdej agencji opieki. Ich zaangażowanie jest godne uczciwej zapłaty. Co możemy zrobić, żeby wypłaty pojawiały się na ich kontach na czas?
Automatyzacja przelewów dla pracowników w agencjach opieki
Dzień, w którym zbliża się dzień wypłat, może być stresujący, jeżeli wszystkie dane dotyczące przelewów musimy wpisywać ręcznie i zlecać bankowi pojedynczo. To może spowodować nie tylko stres, ale opóźnienia w otrzymywaniu pieniędzy, co może wpływać niekorzystnie na wizerunek agencji opieki wśród pracowników.Zautomatyzowanie realizacji przelewów jest bardzo proste. Istnieją narzędzia, które pozwalają generować dane do przelewów, a następnie eksportować wszystkie pliki do systemów bankowych. W ten sposób banki w jednym momencie otrzymują informacje o wszystkich przelewach, które powinny zrealizować. Wypłaty są na koncie każdego pracownika na czas. Ponadto możemy zautomatyzować wysyłanie rachunków do opłacenia klientom.
Automatyzacja procesów w agencji opieki - Hrily
Istnieją na rynku rozwiązania technologiczne, które w pewnym stopniu odpowiadają na potrzeby, jednak nie są zintegrowane w jednym miejscu. Aby sobie poradzić ze wszystkimi tymi problemami, musimy stworzyć kolejne problemy – w postaci masy nowych, działających w obrębie firmy aplikacji.Zrzut ekranu z aplikacji Hrily•Materiały prasowe / Hrily
Zastosowanie Hrily jest bardzo szerokie. Organizuje ono na jednej, łatwo dostępnej platformie dużą ilość narzędzi, które skutecznie poprawiają działanie w zakresie:
• rekrutacji,
• zbierania informacji,
• organizacji pracy,
• tłumaczeń,
• tworzenia i edycji dokumentów,
• komunikacji między pracownikami,
• rozliczeń,
• obsługi reklamacji,
• ochrony danych osobowych,
• rozwoju firmy,
• współpracy pomiędzy agencjami,
• automatyzacji procesów,
• integracji z portalami ogłoszeniowymi,
• wysyłki poczty elektronicznej i sms-ów.
Tak szeroki wachlarz zastosowań i rozwiązań nie był wcześniej dostępny nigdzie indziej. To ważny argument, który staje się jeszcze bardziej istotny, gdy spojrzymy na prognozy dotyczące rynku agencji opieki. Liczba rekrutowanych opiekunów ciągle wzrasta, dlatego firmy muszą przygotować się na możliwość szybkiej ekspansji. Wiąże się ona z wyższymi zyskami, ale i większą odpowiedzialnością. W tym momencie kluczowe może okazać się zaufanie technologii, która pozwala automatyzować wiele z czasochłonnych procesów, na które może nie być miejsca w prężnie rozwijającym się przedsiębiorstwie. Właśnie na takie potrzeby odpowiada Hrily, które na podstawie wielu lat wsłuchiwania się w potrzeby wielu agencji opieki oddaje w ich ręce jedną platformę, łączącą przemyślane rozwiązania na bolączki branży.
Dostęp do Hrily jest bardzo prosty. Jeśli również dostrzegasz wartość w łatwym dostępie do narzędzi znacznie ułatwiających pracę agencji opieki i chcesz dowiedzieć się czegoś więcej o możliwości korzystania z nich - wystarczy, że wejdziesz na stronę Hrily. Kontakt z firmą jest bardzo prosty, a eksperci szybko odpowiedzą na Twoje pytania, aby Twój biznes już teraz stał się lepszy.